合併という大きな転換期。1,700名規模の人事管理のデジタル化が急務だった。

Q. まずは、えちご中越農業協同組合様の事業内容についてお聞かせください。

長部様：
当組合は、新潟県の中越地方を管轄する総合農協（JA）です。長岡市、柏崎市、三条市、見附市、加茂市、田上町、出雲崎町、刈羽村といった広大なエリアをカバーしており、信濃川が流れる新潟県の中心部に位置しています。全国的に有名な長岡花火の町と言えば皆さまご存じかもしれません。

この地域は「海・山・平野」がすべて揃っている非常に恵まれた環境で、特に「米作り」と「果樹栽培」が盛んです。代表的な特産品として、農薬と化学肥料の使用を5割以下に抑えた特別栽培米「コシヒカリ」や、フランス生まれ新潟育ちの西洋なし「ルレクチエ」などが挙げられます。私たちは営農指導や農産物の販売・保管といった農業支援から、JAバンクの金融事業、JA共済の共済事業、さらにはガソリンスタンドや農機具の販売など、地域の皆様の農業と生活をトータルで支える事業を展開しています。最近では、ドローンなどを活用したDX化を営農指導に取り入れるなど、技術革新の指導にも力を入れています。

Q. 導入前に抱えていた具体的な課題について教えてください。

長部様：
最大のきっかけは、2023年2月に実施された4つのJAによる合併でした。これにより、職員数は一気に約1,700名という大規模な組織となりました。合併前は最大でも600名規模のJAが4つ集まり一つになったことで、これまでのアナログな手法では管理が立ち行かなくなることが目に見えていました。

合併にあたり、最初からすべての業務を本部に集約するのは難しかったため、当面は旧JAごとに「地区センター」を設置し、各地の特性に合わせた人事・総務業務を継続する形をとりました。しかし、経営シミュレーションを行う中で、将来的に効率的な組織運営を実現するためには、数年内に地区センターを廃止し、本部に機能を一本化していく必要があります。その統合の準備段階として、まずはバラバラだった人事情報を統一し、共通のプラットフォームを構築することが急務だったんです。

小幡様：
実務的な視点では、とにかく「物量」の課題が深刻でした。約1,700名もの職員に対し、紙の評価シートを配布して、手書きで記入してもらい、それを回収して一枚ずつ手入力でデータ化していく。合併前の規模感であれば、なんとか乗り切れたかもしれませんが、1,700名規模となると物理的に不可能です。合併直後の2023年上期はシステムが間に合わず、全職員を一律評価とせざるを得ませんでした。そんな状況にあったため、経営層のほうでも「下期からは人事考課を早急に実施しなければ」という非常に強い課題感を持っていました。

Q. 「人事考課」を当面の最優先課題とされた背景について、具体的に教えていただけますか？

長部様：
それは、人事考課が昇給、昇格、賞与といった「賃金」に直結するものだからです。合併した4つのJAでは賃金体系に差異があり、それを統一していくことは組織統合における最大の壁の一つでした。

公平で納得感のある賃金体系を構築するためには、まず全職員を同じ基準で、正しく評価する仕組みが欠かせません。つまり、人事考課のシステム化は単なる事務効率化ではなく、合併後の新生JAとしての経営基盤を確立するための「最優先課題」だったんです。

「やり方を変えずにデジタル化」。現場を置き去りにしない、地に足のついたDX

Q. 数あるシステムの中から、HRBrainを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

小幡様：
一番の理由は、「必要な機能だけを選んで導入できる」という柔軟性でした。私たちの人事課は11名という限られた人数で運営しており、いきなり多機能なシステムを導入しても使いこなせないという懸念がありました。

その点、HRBrainは「まずは人事評価から」というように、私たちが今解決したい課題に合わせて部品を組み合わせていくような使い方ができました。また、システムありきで制度を変えるのではなく、「現在の評価シートやフローを一切変えずにそのままシステム化できる」というカスタマイズ性の高さも魅力でしたね。合併という大きな環境変化の中で、評価のやり方まで一気に変えてしまうと現場の混乱を招きます。「今まで通り」をデジタルで再現できることは、導入ハードルを下げる上で決定的な要素でした。

長部様：
コストパフォーマンスも大きな決め手でした。

人事システムはそれ自体が直接利益を生むものではないため、どうしてもコストとして捉えられがちです。HRBrainは、私たちが求める成果に対して投資額が非常に妥当であると判断できました。「使えるものを、使えるだけ、適切な価格で」という私たちのニーズに最も合致していたのがHRBrainでした。

Q. 導入後、どのような反響がありましたか？

本戸様：
管理者層からは「人事考課が非常に楽になった」という声があがっています。以前は、何十人もの部下を抱える部長や課長は、誰がシートを提出したかを管理するだけで一苦労でした。紙の束を抱えて督促する手間がなくなり、システムを開けば一目で進捗がわかる。この「迅速な評価ができるようになった」という点は、現場のマネジメントにおいて大きなメリットとして受け止められています。

玉沖様：
実は、人事考課以上に現場から驚きと感謝の声があがっているのが「アンケート機能」です。

これまでは職員の意見を吸い上げる際、紙で様式を作成し、1,700名分を印刷して各部署へ配付。記入後にまた回収して、本部の担当者が1,700名分の手書き文字をExcelに打ち直して集計するという、気の遠くなるような作業を繰り返していました。

HRBrainなら、個人に直接アンケートを配信し、回答は自動で集計されます。 印刷も配付も入力も綴りも、すべて不要になりました。現在は人事課だけでなく、他の部署からも「このアンケートをHRBrainで作ってほしい」という依頼が組合内で殺到しています。内容も幅広く、コンプライアンス意識調査や、金融関係の対策テスト、さらにはマスコットキャラクター入りポロシャツの斡旋まで、多くの「意思確認」がHRBrainに集約されています。

Q. 目標管理制度（MBO）の実装についても、スムーズに進んだのでしょうか？

小幡様：
目標管理制度に関しては、システムの実装そのものよりも、制度設計のフェーズに最も時間をかけました。以前もMBOに取り組んだことがありましたが、うまく定着しなかった苦い経験があったからです。

今回こだわったのは、「個人目標」と「組織の事業計画」をいかに直結させるかという点です。各部門の事業計画書をすべてHRBrain上に取り込み、職員が自分の目標を立てる際、画面上で常に事業計画を確認できるようにしました。 これにより、自分が何をすべきか、そのアクションが部署の目標達成にどう貢献するのかが明確になります。以前は年度初めに一度見るだけだった事業計画が、HRBrainを通じて常に意識されるようになったことは、組織のエンゲージメント向上という点でも大きな副次的効果だと感じています。

繁忙期の業務負担を劇的に削減。データを活用した『適材適所』の実現へ。

Q. 今回、新たに「労務管理」の機能も追加されました。その背景を教えてください。

本戸様：
約1,700名の常勤職員の管理に加え、私たちにはJA特有の「繁忙期」における労働力の課題があります。種まきや収穫の時期には、数百名規模の「季節労働者・短期労働者」を雇用します。これらの方々との契約においては、これまで現場の担当者が紙の契約書を作成し、押印し、手交するというアナログなフローで行っていました。

年間を通すとその数は1,000枚近くに達することもあります。ただでさえ多忙を極める繁忙期に、現場の担当者がこの契約作業に追われるのは大きな負担です。この労働契約フローをHRBrainで電子化・ペーパーレス化できれば、現場の労務コストを一気に削減し、職員が本来取り組むべき組合員様への営農指導などの業務に、より多くの時間を割けるようになると期待しています。

Q. HRBrainを活用して、今後はどのような施策を実施していきたいとお考えですか？

長部様：
直近では、「名簿機能」をさらに拡充させていきたいと考えています。

1,700名規模になると、役員はもちろん、人事担当者ですら全職員の顔と名前を一致させるのは困難です。幸い、合併時の名札用に全員の顔写真データがあったので、まずは顔写真付き名簿を構築しました。今後はここに、一人ひとりの経歴や資格、これまでの人事考課の結果などを蓄積し、より高度な「タレントマネジメント」につなげていくつもりです。

合併による「地区センター」の廃止や、本部の担当者の入れ替わりが起きても、データがシステムに蓄積されていれば、客観的な根拠に基づいた「適材適所」の人事異動や昇進昇格が可能になります。歴年の評価データや、時にはデリケートな情報も含めて蓄積していくことで、仮に上司が変わっても一貫性のある育成ができる。そんな未来を描いています。

また、今回eラーニング機能も導入しました。実は先日、内部の試験制度に向けた合格率向上プロジェクトをテスト的に実施したのですが、HRBrainのアンケート機能を活用して個別学習をサポートしたところ、非常に良い反応がありました。 こうした「職員の成長を支援する」仕組みも、どんどん広げていきたいですね。

Q. 最後に、同じような課題を抱える組織の担当者様へメッセージをお願いします。

長部様：
私たちは導入にあたって他社様とも比較しましたが、HRBrainを選んで本当に良かったと感じています。私たちが高く評価しているのは、システムとしての完成度はもちろん、HRBrainの「カスタマーサクセス」の姿勢です。

他社の多くは、完成された「パッケージ」を売って終わりというスタンスでしたが、HRBrainは私たちの「やりたいこと」に合わせて伴走し、細かな要望にも一つひとつ丁寧に応えてくれます。人事異動によって担当者が変わる可能性がある私たちのような組織にとって、ただシステムがあるだけでなく、その運用を支えてくれる「人」の存在は非常に心強いものです。

「まずは一つの課題から確実に解決していく」。このステップが、巨大な組織のDXを成功させる一番の近道だと思うので、同じような課題を抱えていらっしゃるご担当者様は一度検討されてみてはいかがでしょうか。

私たちもHRBrainとともに、職員一人ひとりの力が最大限に発揮され、地域の農業がさらに活性化していくような組織づくりに邁進してまいります。